Mahnung schreiben — Pflichtangaben, Fristen & Muster 2026
Inhalt
Was ist eine Mahnung rechtlich?
Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen. Rechtlich ist sie in §286 BGB geregelt. Entgegen einer weit verbreiteten Annahme gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Anzahl von Mahnungen — eine einzige genügt, um den Schuldner in Verzug zu setzen.
Ist auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt (z. B. „zahlbar bis 31.01.2026"), gerät der Schuldner nach Ablauf dieses Datums automatisch in Verzug — ganz ohne Mahnung (§286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Dennoch empfiehlt sich eine schriftliche Mahnung, da sie die Forderung dokumentiert und eine klare Rechtsgrundlage für Verzugszinsen und Inkassomaßnahmen schafft.
Eine Zahlungserinnerung hat dieselbe rechtliche Wirkung wie eine Mahnung. Der Name spielt keine Rolle — entscheidend ist der Inhalt.
Pflichtangaben im Überblick
Eine Mahnung ist nicht formbedürftig — es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Schriftform. Dennoch sollte sie folgende Punkte enthalten, um rechtlich wasserdicht zu sein:
- Name und Anschrift von Gläubiger und Schuldner
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der unbezahlten Rechnung
- Konkreter Betrag der offenen Forderung (in Euro)
- Neues, konkretes Zahlungsziel (genaues Datum, nicht „innerhalb von 10 Tagen")
- Bankverbindung des Gläubigers (IBAN)
- Datum des Mahnschreibens
- Ab der 2. Mahnung: Hinweis auf Verzugszinsen und ggf. Mahnpauschale
Optional, aber empfehlenswert: Hinweis auf geplante weitere Schritte (Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren) bei Nichtzahlung.
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Die 3 Mahnstufen erklärt
In der Praxis hat sich ein dreistufiges Mahnverfahren etabliert, das die Eskalation schrittweise erhöht und die Geschäftsbeziehung schont:
-
1. Mahnung (Zahlungserinnerung)
Freundlicher Ton, sachliche Formulierung. Kein Vorwurf. Setzt voraus, dass du sicher bist, dass die Rechnung beim Empfänger eingegangen ist. Frist: 10–14 Tage. Verzugszinsen können, müssen aber nicht erwähnt werden. -
2. Mahnung
Bestimmterer Ton. Hinweis, dass die erste Mahnung ignoriert wurde. Verzugszinsen werden ab Verzugsbeginn geltend gemacht. Mahnkostenpauschale von 40 € (B2B, §288 Abs. 5 BGB) wird fällig. Frist: 7–10 Tage. -
3. Mahnung (Letzte Mahnung)
Klare Ankündigung konkreter Konsequenzen: gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso oder Klage. Letzte Frist: 5–7 Tage. Kumulierte Zinsen werden aufgeführt. Nach dieser Mahnung folgt die Eskalation ohne weitere Ankündigung.
Welche Fristen gelten?
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Mahungsfrist. Üblich und angemessen sind:
| Mahnstufe | Empfohlene Frist |
|---|---|
| 1. Mahnung | 10–14 Tage |
| 2. Mahnung | 7–10 Tage |
| 3. Mahnung | 5–7 Tage |
Wichtig: Immer ein konkretes Datum nennen, nicht „innerhalb von X Tagen" — das gibt Raum für Interpretation und ist schwerer durchzusetzen.
Häufige Fehler beim Mahnen
- Kein konkretes Datum: „Bitte zahlen Sie umgehend" ist rechtlich schwach. Immer ein Datum nennen.
- Falsche Rechnungsnummer: Führt zu Unklarheiten. Immer die exakte Rechnungsnummer angeben.
- Keine IBAN angeben: Der Schuldner muss wissen, wohin er überweisen soll.
- Drohungen ohne Folgen: Wer mit dem Anwalt droht aber nie handelt, verliert die Glaubwürdigkeit. Ankündigungen immer ernst nehmen.
- Verjährung nicht im Blick: Rechnungsforderungen verjähren nach 3 Jahren (§195 BGB). Die Frist beginnt am 31.12. des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
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