Zahlungsverzug: Was tun wenn der Kunde nicht zahlt?

Ab wann liegt Verzug vor?

Zahlungsverzug liegt vor, wenn eine Forderung fällig ist und der Schuldner trotz Mahnung nicht zahlt (§286 Abs. 1 BGB). Ausnahme: Wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel steht (z. B. „zahlbar bis 15.02.2026"), gerät der Schuldner nach Ablauf dieses Datums automatisch in Verzug — ohne Mahnung (§286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

Ab dem Moment des Verzugs hast du das Recht auf Verzugszinsen (§288 BGB): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei B2B, 5 Prozentpunkte bei B2C. Außerdem kannst du bei B2B-Forderungen die Mahnkostenpauschale von 40 € geltend machen (§288 Abs. 5 BGB).

Schritt 1: Kontakt aufnehmen

Bevor du den formellen Weg gehst, lohnt oft ein kurzer informeller Kontakt. Ein freundliches Telefonat oder eine E-Mail klärt in vielen Fällen, ob die Rechnung schlicht vergessen wurde, verloren gegangen ist oder ob es ein Streit über die erbrachte Leistung gibt.

Wichtig: Dokumentiere diesen Kontakt schriftlich, auch wenn er telefonisch war. Eine kurze E-Mail nach dem Gespräch — „Wie besprochen erwarten wir die Zahlung bis..." — sichert dich ab.

Schritt 2: Mahnstufen durchlaufen

Wenn der informelle Weg nicht fruchtet, beginnt das formelle Mahnverfahren. Üblich sind drei Stufen:

1. 1. Mahnung: Freundlich, sachlich. Setze eine Frist von 10–14 Tagen.
2. 2. Mahnung: Bestimmter Ton. Weise auf Verzugszinsen und Mahnpauschale hin. Frist: 7–10 Tage.
3. 3. (Letzte) Mahnung: Kündige konkrete Konsequenzen an (Inkasso, Gericht). Frist: 5–7 Tage.

Unser Mahnschreiben-Generator erstellt die passenden Briefe für alle drei Stufen kostenlos und ohne Anmeldung.

Schritt 3: Inkasso oder Anwalt?

Wenn alle drei Mahnungen ignoriert wurden, hast du zwei außergerichtliche Optionen:

Inkassodienstleister

Inkassobüros übernehmen die Forderung und treiben sie auf eigene Rechnung ein — du erhältst deinen Betrag (abzüglich einer Provision) und hast keinen weiteren Aufwand. Geeignet für kleinere Forderungen unter 5.000 €, bei denen ein Gerichtsverfahren unverhältnismäßig wäre. Die Kosten trägt grundsätzlich der Schuldner (RDG §13a).

Anwaltliche Mahnung

Eine Mahnung vom Anwalt hat eine deutlich höhere psychologische Wirkung. Die Anwaltskosten werden dem Schuldner bei Verzug als Schadensersatz auferlegt (§280 BGB). Sinnvoll ab Forderungen über 2.000–3.000 € oder wenn der Schuldner die Forderung bestreitet.

Schritt 4: Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren zur schnellen Titulierung von Geldforderungen. Du beantragst online einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht — in Deutschland über das zentrale Mahngericht des jeweiligen Bundeslandes.

Kosten: ca. 0,5 % der Forderung als Gerichtsgebühr (mindestens 36 €). Legt der Schuldner Widerspruch ein, wird das Verfahren zum regulären Klageverfahren. Weitere Details im Ratgeber zum Mahnverfahren-Ablauf.

Wann sollte man abschreiben?

Das ist die unbequeme Wahrheit: Bei Forderungen unter 500 € kann der Aufwand für Inkasso und Gericht den Nutzen übersteigen — vor allem wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist. Prüfe vor der Eskalation, ob der Schuldner überhaupt pfändbare Vermögenswerte hat. Bei Privatpersonen hilft eine Auskunft beim Schuldnerverzeichnis.

Ausfälle bis 250 € kannst du in der Steuererklärung als Betriebsausgabe absetzen — ein kleiner Trost.